T E M P O

Administração Do Tempo

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Quando chega o final do dia você sente que fez várias coisas mas que não fez o importante? Você sente que atravessa os dias e que não administra a sua vida? Para administrar sua agenda e sua vida, você precisa de 3 coordenadas:

ONDE VOCÊ ESTÁ, PARA ONDE VOCÊ VAI e PORQUE VOCÊ QUER IR

Onde você está é a sua situação atual. Para isto, é necessário auto-crítica e auto-observação. Você deve se perceber. As suas metas representam a coordenada para onde você vai. Seus valores definem a coordenada do porquê você quer ir para suas metas. Administrar o seu tempo é priorizar o que é importante para você, é você fazer o que te aproxima das tuas metas e que faz você viver os seus valores. O resto é secundário e é perda de tempo (ou de vida).

Abaixo seguem 7 dicas para você melhor administrar o seu tempo:

[1] Defina suas metas. Para isso, utilize o modelo SMART (acrônimo para eSpecífica, Mensurável, Atingível, Relevante, Tempo) para cada meta. A meta deve ser eSpecífica, Mensurável (você pode medir para acompanhar o seu avanço), Relevante (por que você quer esta meta?), Atingível (você acredita que pode alcançar a meta?) e ter um Tempo (data limite para conclusão).

[2] Use a Lei de Pareto. Ela diz que 20% das causas são responsáveis por 80% dos efeitos, isto é, 20% do que você faz explica 80% dos seus resultados. Assim, pense em quais são as atividades principais que você precisa realizar para atingir a sua meta SMART. Garanto para você que as principais não passarão de 5.

[3] Analise a sua agenda e a alocação do seu tempo na sua última semana ou no último mês. Classifique atividades em A, B, C, D ou E. Esta classificação tem a ver com o efeito que as atividades têm sobre 2 das principais coordenadas da A dministração do Tempo: metas e valores. Quando você faz ou deixa de fazer uma atividade A você gera um alto efeito (positivo ou negativo) sobre suas metas e sobre seus valores. Uma atividade B tem médio efeito, e geralmente está liga às demandas de outras pessoas, e não necessariamente às suas metas ou seus valores. Uma atividade C é gostosa de fazer mas tem zero de efeito sobre as suas metas ou seus valores (por exemplo, navegar na Internet). Uma atividade D é delegável e uma E é eliminável.

[4] Reorganize a sua agenda. Coloque o máximo de As pois são as atividades que te aproximam das tuas metas e valores. Reduza e controle as Bs, elimine as Cs, delegue as Ds e elimine as Es. Você ganha quando coloca o foco nas As e dá uma pequena olhada para as Bs.

[5] Acesse seu e-mail em horários fixos em no máximo 2 vezes por dia (salvo se você souber que está esperando algo importante). Checar a caixa de entrada a todo instante não te ajuda a se aproximar das tuas metas nem de viver os teus valores.

[6] Assim que abrir um e-mail, aplique o tema de LARA sobre ele, isto é, ou Lixo, ou Atue, ou Remeta para alguém se encarregar da tarefa ou tiver que fazer algo com o e-mail ou Arquive (para caso você precise depois). Não deixe o e-mail parad o na caixa de entrada. Isto drena tua energia e te faz perder foco.

[7] A última e mais importante dica é a seguinte: quando você for planejar a sua semana, o seu dia ou quando surgir qualquer atividade para você ag endar, faça a você mesmo duas perguntas: esta atividade me aproxima das minhas metas? Esta atividade me faz viver pelos meus valores? Aí fica fá cil decidir.

Tenho certeza que, de uma forma ou de outra, você terá um sentimento positivo no final do dia se usar estas dicas. Quando você se aproxima das suas metas e vive pelo que é importante para você (seus valores) a sua felicidade e o seu senso de propósito aumentam. Use as dicas acima e administre melhor a sua vida e o seu tempo.

Frederico Graef – Coach e Palestrante

Membro da Sociedade Brasileira de Coaching

É interessante como essas dicas vão evitar que nós nos "pré-ocupemos", ou seja, estejamos ocupados sempre, antes da hora necessária e fiquemos eternamente ansiosos. Como diz no "Filtro Solar": "Pré-ocupação é tão eficaz quanto mascar chiclete para tentar resolver uma equação de álgebra". E é isso mesmo! Porém, como muitos de nós prezamos uma boa dose de INdisciplina e gostamos demais da liberdade (nos sentindo presos quando precisamos seguir umas regrinhas), isto passa a ser nosso maior empecilho.

Todos os recentes temas como: gerenciamento do tempo, controle da ansiedade, estresse, melhor relacionamento com a tecnologia, definição de metas, e vários outros importantes estudos nascem a partir da nossa necessidade de ajuda em nos adequarmos às mudanças constantes que nos são impostas e que vieram no pacote da globalização (esta que nos ajuda a ganhar o tão querido dindin) , sem pensar em nossa (tão importante) subjetividade! Nós não nascemos sabendo conviver com tudo isso e aprendemos com a vida (não podemos ser, de forma simples e exata, programados como máquinas).

Mas nosso corpo e mente são forçados a se adequarem às novas e mutáveis realidades... Mais que normal essa resistência quanto à adaptação! Ainda bem que temos um grande poder de adaptação (uns mais, outros menos, mas todos temos). E em meio a tudo isso, o trabalho até pode adquirir uma conotação que não é de sua essência. O trabalho deve ser fonte de prazer e bem estar. Devemos trabalhar com o que gostamos e de forma prazerosa, com um sorriso no rosto , senão nosso organismo vai pedir socorro (principalmente a longo prazo).

Contudo, não podemos deixar de lado o que nos faz bem: um passeio com a família, boas risadas com amigos e com colegas de trabalho, ver o mar ou paisagens que nos fazem bem, praticar um esporte ou exercício, brincar, viajar, tirar um tempinho para uma alimentação saudável e saborosa, mas, principalmente, estar lá de corpo e alma, aproveitar e viver aquele momento... sem pensar em nada além! É difícil?? É sim! Mas nada como o exercício... comecemos aos poucos desligando o celular, não ligando para saber de problemas, conversando com as pessoas que estão a nossa volta e valorizando o que cada uma tem a dizer e a ensinar... Não é fácil! Mas também não é impossível! Só depende de nós DESaprendermos por alguns instantes alguns comportamentos que adquirimos (e que são valorizados no nosso trabalho e sociedade) e utilizá-los apenas nos momentos certos. E parabéns para quem já consegue!!

Até o próximo post!

CONVIVENDO COM O ESTRESSE

ESTRESSE: nem mocinho nem VILÃO

Consultor aborda meios de usar o sentimento a seu favor e afirma: o estresse pode até dar lucro

Você sabia que o Brasil, país conhecido por sua gente alegre, é o segundo do mundo em número de executivos com burnout, o estresse destrutivo? Só “perdemos” para o Japão. É o que revela recente pesquisa da International Stress Management Association. Agora responda com franqueza: você acha que é possível alguém viver sem estresse?

Pois bem, o estresse faz parte da existência humana, desde os primatas já se convivia com ele, e já que nunca conseguiremos nos desvencilhar do mesmo, é cada vez mais importante encontrar formas de gerenciá-lo, assim como fazemos com outros recursos produtivos, como capital e conhecimento. Sim, estresse pode inclusive dar lucro! Lembre-se de momentos em que você esteve extremamente criativo e produtivo, e você perceberá que o estresse esteve presente, mas equilibrado e sendo bem utilizado.

Em algum momento da história ele recebeu uma conotação negativa que precisa seriamente ser questionada. Existem tipos de estresse, havendo inclusive as categorizações eustress, o estresse positivo, que impulsiona para a ação, e o distress, o negativo, que paralisa. Primeiramente recorramos ao conceito: estresse é o resultado sentido por um indivíduo, a partir de qualquer desequilíbrio entre os níveis percebidos de desafios e suas competências, também percebidas, para lidar com os mesmos. Outra definição simples, mas efetiva, é a que define estresse como o resultado de desperdício ou falta de competência percebidos para lidar com algum objetivo.

Geralmente lembramos do estresse causado pelo excesso de trabalho ou falta de recursos para lidar com o mesmo. Mas falta de trabalho ou desperdício de recursos é tão estressante quanto o caso anterior. Sendo assim, a primeira lição para gerenciar o estresse é saber encontrar um caminho do meio em que se equilibrem os desafios aos quais você se dispõe, e o seu grau de competência para assumi-los. Verifique no seu dia a dia se há excesso ou falta de demandas para a sua competência atual, e também se há desperdício ou falta de competências para as suas demandas atuais. Como sou a favor do amadurecimento do ser humano, sugiro fortemente que você desenvolva novas competências para lidar efetivamente com o excesso de demandas existentes, ou então busque demandas mais arrojadas, compatíveis com suas competências desperdiçadas.

A importância de se gerenciar o estresse é evitar que o mesmo, que começa com um desconforto, se agrave e venha a se transformar em casos críticos de ansiedade, depressão e burnout. E como estamos falando de gestão, o primeiro passo é identificar os primeiros sinais de que você está estressado. Isso irá variar de pessoa a pessoa, e o corpo possui diversos sinalizadores de que algo não vai bem: dores de cabeça, dores musculares, mãos frias, indigestão, dentre outros sintomas. O segundo passo é buscar as causas que estão levando você a perceber o desequilíbrio. Dentre as principais causas geradoras de estresse destacam-se: morte de ente querido, divórcio, mudança de residência, sentença de prisão, doença, casamento, perda do emprego, aposentadoria, e até mesmo a reconciliação com o cônjuge.

No trabalho, as principais causas de estresse são colegas de trabalho inflexíveis, líderes estressados que não se gerenciam, ser criticado na frente dos colegas, as reuniões desnecessárias e os habituais retrabalhos. Uma importante lição aprendida em relação às causas do estresse é saber o que pode ser alterado por você e o que não pode. Analise o seu grau de autoridade em atuar sobre as mesmas, a perenidade de sua duração e a magnitude deste fator no trabalho. Muitas vezes apenas esta análise já fará com que você se sinta menos estressado.

Segundo as linhas cognitivas da Psicologia, sentimentos são fruto de pensamentos, que por sua vez são conseqüência de percepções. Sendo assim, da próxima vez que tiver sentimentos depressivos, angustiosos e raivosos, analise o que você está pensando, e verificará possibilidades de distorções, geralmente ligadas a generalizações, rótulos e negações. Aristóteles, em “Ética a Nicômaco”, nos deixa uma importante lição:

“Qualquer um pode zangar-se, isso é fácil. Mas zangar-se com a pessoa certa, na medida certa, na hora certa, pelo motivo certo e da maneira certa, não é fácil.”

Outra alavanca para gerenciar o estresse diário é a prática da assertividade, ou seja, a capacidade de fazer uma afirmação sobre algo positivo ou negativo, com absoluta segurança, e pela qual se assume total responsabilidade. Para desenvolver sua assertividade, é fundamental que você esteja com a autoestima em dia, por isso o autoconhecimento, sempre ele, nunca é demais. Uma vez respeitando-se, busque sinceramente respeitar o outro, para então comunicar-se corretamente com ele. Para tornar esta zona de esforço mais confortável, utilize âncoras como a priorização de tarefas, a formação de uma rede solidária que lhe apoie nos momentos críticos, e até mesmo planos de gerenciamento de crises para os casos mais críticos.

E aí, ficou estressado com este desafio? Sinal de que você pode continuar se desenvolvendo neste tema. Invista na sua qualidade de vida.

Você merece ser feliz! :)

André Dametto (Mestre em Gestão e Inovação (COPPE-UFRJ) com dissertação sobre a questão do equilíbrio pessoal e profissional, engenheiro de Produção (UFRJ), consultor de gestão empresarial, coach certificado pelo Integrated Coaching Institute (EUA) - www.andredametto.com.br)

HSM Online
09/08/2010

>> No próximo post apresentarei uma matéria sobre o GERENCIAMENTO DO TEMPO, que muito auxilia para esta "boa convivênvia" com o Estresse! Até mais!

COACHING

Banalização do Coach no Brasil

Um dos pioneiros do conceito de Coaching no Brasil fala da confusão que o mercado faz sobre esta atividade profissional

Com o intuito de contribuir com os que necessitam de um processo de coach e com os bons profissionais da área, continuarei batendo na mesma tecla: a "banalização da palavra coach" no Brasil. O tempo passa e a onda vai se disseminando no mercado. Não é apenas uma questão de semântica, mas de mau uso por profissionais que apenas acharam um "jeito" de conseguir novos clientes.

Como pioneiro desde 1996 na utilização do conceito de "Coaching" no Brasil, e membro fundador do Grupo de Excelência em Coaching do Conselho Regional de Administração de São Paulo (CRA-SP), sinto-me muito a vontade para chamar a atenção sobre o processo de "banalização", que tão cedo acontece com o uso da palavra "Coaching" para denominar o exercício desta atividade profissional no Brasil.

A pedido da presidência do CRA para a conceituação de "Coaching" e participando do GEC (Grupo de Excelência de Coaching) coordenado pelo Sr. Paulo Roberto da Costa, tive a oportunidade de contribuir para a conceituação do que seria "Coaching" sob a ótica desta entidade. Este trabalho levou nove meses para sua conclusão com acaloradas discussões sobre o conceito. Vale ressaltar que este grupo do CRA é um grupo multidisciplinar formado por advogados, engenheiros, economistas, psicólogos, psiquiatras e administradores de empresas entre outros, e elaborou uma vasta pesquisa, aqui no Brasil e no exterior, para sugerir o conceito que foi aprovado em Reunião Plenária do CRA em 17 de setembro de 2008: "Coaching é uma atividade profissional que se dá num processo confidencial, estabelecido em uma relação de parceria entre o Coach e o Cliente, visando o desenvolvimento pessoal e profissional, apoiando e instigando, com o objetivo de atingir resultados previamente estabelecidos".

Como esta atividade no Brasil e no exterior não tem ainda uma formação acadêmica e não é regido por nenhum orgão regulador. O que tenho presenciado é a proliferação do uso da palavra em várias áreas, inclusive como ferramenta de marketing por indivíduos que fazem parte de profissões já estabelecidas e reguladas, apenas para aproveitar a "onda" do termo "Coaching".

Sem desmerecer nenhuma profissão ou atividade profissional, não creio que seja adequado que até professores de Yoga, atividade praticada desde 1975, se auto-denominem "Coach Corporal e Mental"! Faço até piada de que exercer esta atividade não é fácil, mesmo porque, a maioria das pessoas sequer sabe do que se trata, confundindo com terapia. E agora, com esta banalização por aproveitadores marketeiros, o conceito deverá complicar ainda mais seu entendimento.

No entanto, mais do que conceituar, o problema reside nas questões éticas dos profissionais que recebem em suas mãos o que seus clientes têm de mais sagrado: seus medos, angústias, projetos e sonhos, ou seja, parte de suas almas.

Emerson Ciociorowski (Graduado em Economia pela Universidade Mackenzie com especialização em Marketing pela Universidade de Nova York e em Comércio Exterior pela Fundação Getúlio Vargas. Atua como consultor nas áreas de Planejamento, Marketing, Comércio Exterior e Coaching).